Osaston henkilökunnan täytyy panostaa pukeutumiseen, jotta se on yhtenäistä ja tunnistettavaa. Parasta olisi, jos seuralla on omia seurapaitoja ja henkilökunnalla olisi ne päällä.
Henkilöstöä täytyy myös valmentaa. Kukaan ei mene osastolle, jos henkilökunta on tympeää ja koko ajan kännykällä/tietokoneella. Henkilökunnan täytyy myös tietää mistä puhuu, ettei kiusallisia hetkiä tulisi.
Jaettavan materiaalin päättäminen on välillä vaikeaa. Joillakin seuroilla voi tavaraa olla vaikka kuinka paljon, mutta kaikkea ei kannata messuille ottaa. Toinen tärkeä kysymys on kuinka paljon jakotavaraa ottaa? Tähän täytyy tutkia tarkkaan paljonko ihmisiä messuilla yleensä käy ja tähän päätellä se. Mielummin liikaa kuin liian vähän. Ilmainen tavara houkuttelee ihmisiä, tämän takia kannattaa myös miettiä jakaako esitteitä vai jotain käyttöesineitä, mitkä ihmiset säästävät.
Monilla osastoilla on myös tarjoiluna jotain ruokaa. Faktahan on se, että ruokakin houkuttelee ihmisiä. Makeiset ovat aina varma valinta.
Messukalusteita saa yleensä vuokrattua messukeskukselta, mutta ne voi myös ostaa muualta, jolloin niitä voi käyttää seuraavillakin messuilla. Tässä täytyy miettiä kumpi on kannattavampaa.
Suurkuvat ovat näyttävä tapa herättää huomiota messuilla.
Suunnitelma on kaiken a ja o. Mitä tarkempi suunnitelma, sitä helpompi on toteutus.
Painovalmiit tiedostot täytyy tehdä tarkasti, sillä firma, johon tiedostot lähetetään tekevät tilauksen juuri sellaiseksi kuin tilasit. Tarkista siis tiedostot tarkasti!
Tarjouksia kannattaa pyytää eri hankintapaikoista, jotta löytää halvimman paikan (kilpailuttaminen).
Toimitusajat täytyy ottaa huomioon mm. suurkuvatulosteita tilatessa. Tuotteet täytyy tilata tarpeeksi aikaisin, jotta ne ehtisivät tapahtumaan.
Ennakko- ja jälkimarkkinointi ovat kaksi tärkeää asia, joista täytyy huolehtia ennen ja jälkeen messujen. Ennakkomarkkinointi on tärkeää, jotta ihmiset saavat tietoonsa teidän menevän messuille ja jälkimarkkinointi on vain mukava tapa esim kiittää tapahtumasta (kiitos kävijöille tms).
Kutsut kannattaa lähettää hyvissä ajoin tutuille ja netin kautta tuntemattomille. Näin tulijat osaavat varata tapahtumapäivät kalenteristaan.
Logistiikka kannattaa hoitaa ammattilaisten puolesta, jottei kalliit messuelementit rikkoudu. Nämänkin varattava hyvissä ajoin!
Opasteet on tehtävä selkeiksi ja huomattaviksi, jotta paikan löytää helposti ensikertalaisetkin.
Pysäköinti ja ruokailut järjestetään yleensä messukeskuksen toimesta. Sieltä yleensä voi ostaa ruokaa, mutta eväät on hyvä ottaa mukaan. Vesipullo välttämätön niin suuressa ihmismäärässä!
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti